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Le 23 qualità nascoste di DropBox

Davide contro i Golia

Mentre i due Big della archiviazione online si contendono la piazza abbassando i prezzi (OneDrive con pochi euro al mese vi permette di avere spazio sul cloud per ben 1 TERABYTE + Office365, al tempo stesso su Google Drive lo stesso spazio costa poco di più al mese) e aumentando la disponibilità di spazio sul cloud, DropBox resta fissa tranquilla a 10 euro/mese per 2TB di spazio.

E’ bizzarro, no?
Allora siamo andati a vedere le qualità nascoste che mette sul piatto il “Davide” DropBox contro i Golia.
Ne abbiamo scovate ben 23 e allora abbiamo deciso di farne una guida a parte rispetto al sempre aggiornato speciale sui Cloud: “Lavorare su vostri file sempre aggiornati (anche con altri) da qualsiasi device”.

Buona consultazione



Le 23 qualità nascoste di DropBox

 DropBox - Moltiplicare lo spazio gratuito online
 Ci sono diversi modi per aumentarlo




Sono pochini i soli 2GB di assegnazione gratuita di DropBox ma ci sono diversi modi per aumentare quello spazio completando anzitutto quelli che DropBox chiama “simple tasks” che “regalano” ulteriori 125Mb ciascuno: collegare DropBox con Twitter, Facebook, postare commenti su DropBox su Twitter e su Facebook, per un totale di ulteriori 685Mb aggiuntivi e poi ulteriori in assegnazione gratuita utilizzando le App per DropBox sul vostro mobile, oppure agganciare DropBox alla vostra mailbox su Gmail... anche qui si possono raggiungere i 3GB.

Ma il modo più veloce per ottenere ulteriore spazio è procurare clienti a DropBox, infatti per ogni persona che si iscriverà grazie al vostro suggerimento, DropBox vi riserverà un aumento di 500Mb (se è già iscritto non beccherete nulla).

Con un massimo di 32 Nuove registrazioni procacciate potrete arrivare a 16GB. Addirittura ci sono stati alcuni che hanno messo in piedi una serie di annunci AdWords di Google per raggiungere più rapidamente il tetto dei 32 procacciati...

Con 10 euro al mese aderirete alla versione Plus che consente di avere 1TB di archiviazione aumentabili con gli stessi criteri-promozione di cui sopra ma... che saranno a spazi raddoppiati.


 DropBox - Impostare il Desktop da Mobile
 Con il QR code non c’è bisogno di loggarsi




Con le ultime versioni di iOS e Android per DropBox è possibile inizializzare la prima volta di DropBox del vostro computer in modo semplicissimo: andate su “Impostazioni” della mobile App, cliccateci dentro e vi sarà chiesto di andare a consultare dal computer l’indirizzo www.dropbox.com/connect che è una pagina web di DropBox in cui è presente un codice QR e che sarete invitati di scannerizzare dal mobile.

A questo punto effettuate il download di DropBox per il vostro sistema operativo e... voilà non avrete bisogno di loggarvi per entrare nel “vostro” DropBox: avrà capito tutto già da solo chi siete


 DropBox – Sicurezza moltiplicata
 Se sceglierete un doppio livello di autenticazione




Se reputate non sia sufficiente una sola password, allora con DropBox potrete impostare un doppio livello di autenticazione e DropBox la supporta. Su DropBox.com cliccate nel Vostro nome in alto a destra per fare apparire un menu a tendina, selezionate Settings, e poi andate in Security, cliccate Enable in “two-step verification”. Da qui scegliete per prendere il codice speditovi via SMS testuale o utilizzate una App di autenticazione come Authy che è gratuita sia su iOS che Android.

Con questa App scannerizzerete il QR code e la prossima vostra entrata in DropBox, la App di autenticazione vi rilascerà un aggiornato codice di verifica da inserire


 DropBox - Accedere alle precedenti versioni dei file archiviati
 Cronistoria e recupero




DropBox non è buono soltanto per sincronizzare i files, il suo accesso via web consente preview di tutti i documenti quando ci cliccate dentro. Anche l’interfaccia web permette di condividere con facilità i contenuti con chi desideriate così come di caricarli con un semplice drag&drop e di accedere anche alle versioni precedenti dei files con il solo pulsante destro cliccando in “Previous versions”.

In questo modo apparirà la cronistoria di tutte le versioni precedenti di “quel” file rendendo immediata la possibilità di tornare a versioni precedenti qualora abbiate sbagliato qualcosa.


 DropBox – Farlo diventare la vostra cartelletta Documenti
 I vantaggi di settarlo per default




Gli utilizzatori di Windows conoscono il folder Documenti come spazio destinato per default dal sistema operativo a contenere tutti i file (anche musica, video, immagini,..). Se volete evitare il fastidio di dovere selezionare il folder DropBox ogni volta che vi trovate a fare un “Salva come”, è meglio che designate DropBox come vostro Documenti di default. Con Windows8 su DropBox, selezionate “Questo PC”, trovate la cartella Documenti (o qualsiasi altra per voi importante) e cliccate con il pulsante destro su Proprietà. Nella scheda Destinazione, inserite il percorso per DropBox : tipicamente C:\Users\Username\Dropbox\Documents. Oppure cambiate la destinazione di default del vostro Word (excel,...) in modo che punti sul folder DropBox.

Altrimenti utilizzate la App DropBox Folder Sync che sincronizzerà qualsiasi folder voi indicherete (ma non funzionerà se avete diverse unità in LAN).


 DropBox – Estensione per Chrome
 Accedere in un lampo




Se voi avete l’abitudine di lavorate sempre con un browser-che-fa-tutto ci sono altri modi per accedere in un lampo a DropBox: ad esempio con Chrome potreste utilizzare l’estensione EasyDrop con cui da un comodo menu a tendina avrete accesso rapido a tutti i vostri file. se solitamente scaricate un sacco di roba, al posto di essere costretti a passare dal Download sul vostro PC e poi a DropBox, potrete scaricare direttamente su DropBox con il comando “Scarica su DropBox”. Ci penserà lui a sincronizzare poi in sordina il tutto con il vostro Disco Fisso.


 DropBox - Sincronizzare selettivamente i file
 Vorrete mica che siano sincronizzati TUTTI i vostri file?




Non è che ogni singolo folder di ogni singolo computer dev’essere collegato al vostro DropBox. Ad esempio non volete che sul vostro computer di lavoro ci siano tutte le foto e musiche. Andate sulle preferenze del vostro DropBox dal vostro desktop e cliccate nella scheda Account. Dite a DropBox di non scaricare quei folder specifici sul Disco Fisso locale, togliendogli i rispettivi flag. In questo modo i vostri file fotografici & musicali rimarranno su DropBox ma NON verranno scaricati sul disco fisso del vostro computer di lavoro ma rimarranno disponibili per tutti i vostri altri devices


 DropBox - Recuperare i file dal cestino
 Mica vengono distrutti subito...




Sia sul Mac che su PC se avete gettato nel cestino dei file e poi gli avete detto di cancellarli, sarà difficile li possiate recuperare se non con appositi software. Il cestino di DropBox invece tiene traccia dei file cestinati visualizzandoli nella selezione “mostra file cancellati” cliccando nella icona del cestino. Tutti i “cestinati” saranno in grigio e potrete ripristinarli nella versione che desiderate riattivare. Cliccateci dentro e otterrete la revisione del cronologico delle versioni così da ripristinare la versione corretta.


 DropBox – Proteggersi contro chi “sbircia”
 Difendetevi contro il Grande Fratello




Non è un segreto che il grande Fratello stia osservando tutto e che aziende come DropBox siano dei suoi obbiettivi. Cosa fare? Criptate tutto: ci sono servizi che operano sui vostri file prima che vengano archiviati su DropBox: BoxCryptor,... e molti altri.

BoxCryptor è gratuito per uso personale.


 DropBox - Distruggi-file a tempo
 File che si auto-distruggono




Pensate sia impossibile avere l’opzione di auto-distruzione dei file? Digify lo fa: si integra direttamente su iOS e Android, (Windows e Mac in beta) e consente di temporizzare la auto-distruzione di un qualsiasi file scelto da voi preventivamente e inoltre vi verrà visualizzato chi abbia visto quel file.

Digify non è specifico per DropBox ma potrete inviare un file archiviato su DropBox via Digify, completo di autodistruzione


 DropBox - Sincronizzare i file in LAN
 Non solo sul Web




Se voi utilizzate più di un computer sulla stessa LAN e tutti utilizzano la sincronizzazione di DropBox, aprite le vostre preferenze sui vostri DropBox di ogni computer e andate sulla scheda Larghezza di banda e cliccate su “Acconsenti LAN sync”. Da quel momento in poi i files tra i vari computer non andranno prima sul DropBox del Web per tornare indietro sincronizzati ma si sincronizzeranno esclusivamente tra computer della stessa LAN (senza dimenticarsi però del Web).


 DropBox - Sincronizza i dati utilizzati da applicativi
 Di più computer




Ci sono certi programmi che magari state utilizzando su più computer e che avrebbero bisogno di pescare su dati sincronizzati tra loro ma questi programmi non lo possono fare. iTunes, Scrivener, iPassword, ... sono solo alcuni di questi.

Allora potreste mettere i loro dati/folder/librerie su DropBox assicurandovi che ogni computer interessato vada sempre a pescare da questi dati. In questo modo essi saranno sempre sincronizzati.


 DropBox – Utilizzarlo anche se il vostro IT non lo prevede
 Quando il PC dell'ufficio è “limitato” all’origine




Se siete in un luogo di lavoro dove l’IT tiene bloccati i PC:
Come fate ad installare DropBox?
Come fate quando avete da salvare dei dati che dovreste mettere sul vostro DropBox?

Potreste fare drag&drop dei file nell’interfaccia web di DropBox, ma ci sono altri accorgimenti per creare una zona “drop” dove i file si auto-caricheranno: utilizzate SupplyDrops che crea una URL univoca di “caricamento” su DropBox (con password di protezione).

Quest’ultimo poi addirittura consente anche a chi non ha registrazione su DropBox di scaricare solo i file da voi desiderati.

 DropBox - Disconnettere Apps e Periferiche che “lavorano troppo”
 Ecco come capirlo




Se vi state preoccupando perché qualche app o device stia utilizzando troppo il vostro DropBox, potrete disinserirlo dalla lista delle App e Device a cui avevate dato il permesso di dialogare con DropBox.

Consultate nei settaggi della sicurezza la Lista delle App e dei device collegati e togliete il flag da quelle che desiderate sospendere dalla consultazione del vostro DropBox – se vi posizionate su ogni “i” circolettato, compariranno le informazioni sulla versione del sistema operativo e l’indirizzo IP da cui dialogano.


 DropBox - Scarica-allegati di Yahoo Mail
 Basta collegarli insieme




Sia Gmail (con Google Drive) che Outlook Mail (con One Drive) permettono di non sovraccaricare l’archivio delle email con allegati superiori a 25Mb archiviandoli separatamente. Anche DropBox può svolgere questa funzione ma solo con Yahoo Mail collegando i rispettivi account.

Cliccate Comporre per creare un nuovo messaggio poi, quando vorrete inserire degli allegati cliccando nella icona (graffetta con freccia-giù) selezionate “Condividere da DropBox” e voilà il gioco sarà fatto. Ovviamente potrete anche salvare gli allegati in arrivo facendoli archiviare su DropBox se avrete selezionato “Salva su DropBox” sui nuovi messaggi pervenuti.


 DropBox - Upload diretto a Gruppi di Facebook
 Basta un click




C’è un’area dove DropBox è integrata con Facebook: è quella dei Gruppi di cui fate parte e a cui potrete inviare direttamente un file dal vostro DropBox in modo che tutti lo possano fruire. Centralmente dall’area dei Gruppi di Facebook cliccate “Aggiungi file dal vostro DropBox” e il file verrà inviato a tutti gli appartenenti al Gruppo.
Questo c’è solo per i Gruppi, non c’è nulla di ciò nella vostra Pagina Facebook, né nella Timeline personale.


 DropBox - Archiviare la vostra voce
 I file audio rubano tanto spazio sul cellulare...




App vocali riempiono gli store online dei mobile. La quasi totalità archivia i file audio sul cellulare rubando un sacco di spazio di archiviazione. Se utilizzate spesso la funzionalità di registrazione audio vi converrà optare per quelle App di registrazione che consentano l’archiviazione su DropBox. DropVox per iOS è l’ovvia scelta ma segnaliamo anche Smart Voice Recorder (per Android).


 DropBox – Automatizzatelo
 Tanti i vantaggi nel farlo




Abbiamo parlato di IFTTT (=IfThisThenThat) che è fenomenale per automatizzare quello che volete compresa l’archiviazione automatica su DropBox da altri servizi come Instagram, Facebook, iPhone Photos...) senza fare nulla. Tramite IFTTT si possono inviare in automatico dei file salvati su DropBox non appena lo utilizzano... (ovviamente dalla sola sezione pubblica di DropBox che è l’unica che IFTTT può monitorare). Simile a IFTTT c’è Wappwolf's Automator for Dropbox che, come dice lo stesso nome, può fare un sacco di cose che partono tutte dal fargli fare delle azioni automatiche se... arriva su DropBox un file, questo può essere convertito automaticamente in .pdf o .txt ed essere inviato al vostro Google Drive o Kindle; oppure convertire o aggiungere effetti in automatico alle immagini ricevute; così come convertire file audio o caricare video da Facebook, Youtube o Flickr; comprimere in .zip automaticamente e inviare a servizi come Evernote o Basecamp o altri; anche inviare informazioni su aggiornamenti di tweet o facebook. Per contro molte di queste fantastiche possibilità sono riservate alla versione premium che costa 5 dollari a settimana...




 DropBox - Mini-sito
 3 sistemi per crearlo facilmente (anche per non esperti)




Semplice, semplice se conoscete HTML, CSS (e anche i Javascript) potete schiaffare questi files nel vostro DropBox pubblico e i visitatori visualizzeranno queste pagine come un sito web. Cliccate con il pulsante destro in un file di un folder per creare un Link Pubblico da condividere con tutto il mondo. Se queste pagine devono essere collaborative con i visitatori, allora potrete utilizzare i file di TiddlyWiki ma se fosse complicato suggeriamo che diate una occhiata a Dropages.com che va a creare dei folder condivisi nel vostro account pubblico di DropBox, a cui darete un nome (esempio: miosito.droppages.com) che consentirà di mettere in piedi un buon mini-sito. Infine Pancake per fare mini-siti testuali su DropBox con possibilità di inserire immagini, pdf, ppt...


 DropBox – Anche offline sul mobile
 I file preferiti sul mobile sono visualizzabili, basta...




DropBox tende a essere desktop-centrico perché è dal desktop che usualmente voi interagite con i vostri folder e file. Infatti il problema è quello di potere accedervi da Mobile quando questo sia offline. Per ovviare a questa eventualità vi basterà contrassegnare i/il file come Preferito/i ed in tal modo verrà reso localmente raggiungibile anche offline. Questo è molto utile per leggere ebook o i pdf quando siete sulla pista di decollo.


 DropBox – Annotazioni
 5 ottimi blocknotes “compatibili”




Fantastico per l’archiviazione, DropBox non è molto dotato per le annotazioni ma ci sono delle ottime App che consentono di scriverle e che vanno ad archiviare il tutto anche su DropBox.

UpWord Notes
Write in the Cloud
Droptext
Caret
Writebox


 DropBox - Backup per chi ha Android
 Risolvere il problema della “troppa roba”




Easy Backup effettua il backup di tutto quello che c’è sul vostro Android (apps, testi, calendario, ecc)

Se utilizzate Amazon appStore avrete bisogno dei file di installazione APK: metteteli su DropBox in modo che voi potrete disinstallare/reinstallare le app solo quando ne avrete bisogno.

Le app ufficiali di DropBox per Android non inseriscono file sul vostro device ma garantiscono il loro accesso da internet (o se volete da preferiti, ricordate come fare?).

Un ottimo modo di fruire di una modalità a due vie per la sincronizzazione è Dropsync che tratta il vostro Android come se fosse un desktop ma attenzione che se avete un sacco di roba su DropBox, il rischio è che Dropsync vi riempia il vostro cellulare. Dunque occhio se avete più file su DropBox rispetto alla capacità del vostro mobile.


 DropBox - Ritrova device rubati
 Dati da dare alla Polizia




Nessuno vuole dire che DropBox sia buono come Find My iPhone ma se voi dimenticate un laptop c’è una chance che DropBox possa aiutarvi perché DB quando parte inserisce dei logfile sul pc così se andate sul web dentro il vostro DropBox, su Setting>Sicurezza, fate scorrere in giù Sessions in cui vengono elencati tutti i più recenti login del vostro account, trovato il login effettuato dopo l’accaduto.

Cliccando sulla “i” otterrete l’orario e l’indirizzo IP da dare alla Polizia





 

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